Une console degestion
Une application web qui tient la comptabilité, les notes de frais et les budgets de projet d'une petite structure artistique. Sur mesure, en service au quotidien, sans cordon de maintenance.
En usage réel · accès par passkey · écrans reconstitués, données fictives.
La charge administrative d'une asbl ne rentre pas dans un tableur
Une structure de spectacle vivant, ça brasse : des prestations facturées via Smart, des frais à rembourser avec justificatifs, des déplacements, des budgets ventilés par projet et par phase, des soldes à tenir à jour pour chaque personne. Les outils du marché sont soit trop lourds, soit trop génériques — ils ne parlent pas la langue du secteur. Le tableur, lui, finit par craquer.
J'ai construit l'outil qui manquait : une console qui parle cascade Smart, note de frais et poche budgétaire dans les termes exacts du métier, et qui reste légère à faire tourner.
Six fronts, une seule application
01 Finances & cascade Smart
Prestations facturées décomposées à la belge : TVAC, retenues, net disponible, net Smart, pécule. Soldes par personne, part affectée au salaire, réimputations de la poche budgétaire.
02 Notes de frais & déplacements
Saisie, photo du justificatif lue par OCR, compression d'image, génération du PDF signé, IBAN, envoi par mail, export CSV. Le remboursement, de la photo au document, sans ressaisie.
03 Projets & budgets
Budgets ventilés par projet et par phase, journal des mouvements, balances tenues en continu. On voit ce qui est disponible, affecté, engagé — en temps réel.
04 Équipe & salarié·es
Pour les structures qui emploient : feuilles de temps, planning d'équipe, suivi des heures et des congés, contrats — les salarié·es, pas seulement les intervenant·es.
05 Hors-ligne, installable
Application web progressive (PWA) : elle s'installe comme une app, fonctionne hors connexion, se synchronise au retour du réseau. Utilisable en tournée, en salle, sans Wi-Fi.
06 Facturation & Peppol
Émettre les factures aux donneurs d'ordre et les transmettre via Peppol — l'e-facturation B2B obligatoire en Belgique depuis 2026 — ou par mail. La TVA et l'archivage suivent.
Le métier en clair, écran par écran
L'outil est protégé par passkey : voici des reconstitutions fidèles — la vraie interface, avec des données fictives. Survolez ou cliquez, les écrans réagissent.
Rue Haute 44 · 1000 BXL
───────────────
Visserie inox 12,40
Colle bois 9,90
Charnières ×6 18,30
───────────────
TOTAL 40,60 €
12/05/2026 · 14:21
Un secteur = une note. Les types ne se cumulent jamais sur une même NDF — transport, catering et matériel partent chacun dans leur PDF.
| CCamille | Smart | 450 € | payé |
| JJonas | Smart | 450 € | payé |
| LLéa | Volontariat | — | à payer |
| 12/05 | Filage & raccord | 450 € | à déclarer |
| 28/05 | Concert de sortie | 300 € | payé |
| 🚗 transport · 212 km | 90,00 € | remboursé |
| 🧾 matériel | 72,40 € | déclaré |
| 🍽️ catering | 23,50 € | à valider |
| F-2026-018 | Commune (donneur d'ordre) | 1 500 € | envoyée |
| à recevoir | Location sono | 240 € | à payer |
- 12/05Raccord son @ la salle
- 13/04Réunion des intervenant·es
- 02/04Rencontre avec les participant·es
- 26/03Réunion de prépa @ l'école
- 30/09Réunion préliminaire
- 12/05Raccord son @ la salle
- 13/04Réunion des intervenant·es
- 26/03Réunion de prépa
- 30/09Réunion préliminaire
Lien public, lecture seule, sans compte — le client suit l'avancement, les finances et le journal du projet.
| 🚗 transport · 212 km | 90,00 € | remboursé |
| 🧾 matériel | 72,40 € | déclaré |
| 🍽️ catering | 23,50 € | à valider |
Espace personnel, accès par passkey : chacun·e ajoute ses frais (un secteur par note) et suit ses remboursements.
| Semaine 24 | Lun | Mar | Mer | Jeu | Ven | Heures |
|---|---|---|---|---|---|---|
| CCamille CDI | Atelier | Atelier | Bureau | Atelier | Bureau | 32 h |
| JJonas CDI | Régie | Atelier | Atelier | Régie | 26 h | |
| LLéa CDD | Médiation | Médiation | Médiation | 21 h | ||
| SSami CDD | Tournée | Tournée | Tournée | 17 h |
| Salarié·e | Contrat | Pointées | Heures supp. | Solde |
|---|---|---|---|---|
| CCamille | 30 h | 32 h | +2 h | +2 h |
| JJonas | 30 h | 26 h | — | −4 h |
| LLéa | 20 h | 21 h | +1 h | +1 h |
| SSami | 20 h | 17 h | — | −3 h |
| Date | Réunion | Présent·es | Suivi |
|---|---|---|---|
| 10/06 | Point d'équipe hebdo | CJLS | compte-rendu |
| 04/06 | Prépa tournée d'automne | CJS | fait |
| 28/05 | Planning congés été | CJL | à planifier |
| Prestation | HT | TVA | TVAC |
|---|---|---|---|
| Concert « Mécano » · 12/06 | 1 200,00 | 6% | 1 272,00 |
| Déplacement (forfait) | 150,00 | 6% | 159,00 |
Peppol : format structuré intégré automatiquement par le logiciel du client. Par mail : un PDF, si le client n'est pas sur le réseau.
Du sur-mesure léger, pas une usine
Pas de CMS, pas de framework, pas de base SQL : du PHP qui écrit dans un fichier de données versionné, avec sauvegardes datées. L'authentification WebAuthn est implémentée côté serveur, à la main — pas un service tiers. Le résultat : un outil qui tourne sur un hébergement mutualisé ordinaire, que personne ne doit maintenir en permanence, et dont les données restent chez la structure.
Et comme tout est ouvert, l'outil peut grandir avec la structure — voire servir une petite PME : le facturier émet les factures et vise l'e-facturation Peppol, obligatoire entre entreprises belges assujetties à la TVA. Au-delà, ce sont les obligations comptables de chaque structure (TVA, archivage) qui dessinent le périmètre.
Cet outil tourne pour une structure précise, avec ses règles à elle. Si votre asbl, votre collectif ou votre compagnie traîne une charge administrative qu'aucun logiciel du marché ne couvre bien, c'est exactement le genre de chose que je construis : un périmètre clair, un prix annoncé d'avance, un outil livré qui tourne sans cordon de maintenance.
L'application elle-même est à eric-chagnon.be/gestion — accès réservé par passkey, c'est un outil de travail, pas une démo publique.